در مورد نامه یا فکس هايي كه اغلب براي مسافرين هتل مي رسد و يا تلگرامهايي كه به عنوان ايشان به نشاني هتل مخابره مي شود به اختصار در قسمت رسپشن اشاره كرده ايم و اكنون در اين مورد با ذكرجزئيات ياد آور مي شويم كه:

نامه ، فکس ها ، پیفام هايا تلگرامهايي كه براي مسافرين مي رسد به محض وصول بايد در جعبه مخصوص كليد قرار گيرد تا به محض مراجعه مسافر براي گرفتن كليد ، نامه او داده شود و در اين كار تأخيري پيش نيايد و چنانچه مسافر در هتل ديگري باشد ، براي او ارسال شود؛

چنانچه نامه يا فکسی براي مسافري كه قبلا در هتل اقامت داشته و اكنون هتل را ترك كرده است برسد ، نامه يا فکس مزبور بايستي بلافاصله به آدرس جديد مسافر ارسال شود. در صورتي كه آدرس جديد مسافر  در دست نباشد بايد نامه يا فکس به نشاني فرستنده عودت داده شود؛

نامه هاي مسافران كه جهت پست به هتل تحويل مي گردد، بايستي در اولين فرصت و در اسرع وقت پست شود؛

اگر نامه يا فکس براي مسافري بيايد كه هنوز وارد هتل نشده ،به چند صورت عمل مي شود:

الف ) اگر آن مسافر در هتل ، جا رزرو كرده باشد ، در ورقه رزروي ، يك پنس قرار داده كه نشان مي دهد صاحب اين كارت نامه دارد و يا اين كه شرحي روي كارت رزروي مي نويسند و همين كه مسافر وارد هتل شد، نامه يا فکس را تحويل مي دهند؛

ب)اگر نامه يا فکس رسيد ولي گيرنده آن، اتاق رزرو نكرده بود ، نامه را تا مدت 4 الي 5 روز و تلگرام را پس از1 الي 2 روز نگهداري مي كنند و پس از اين مدت اگر مسافر نيامد، نامه يا تلگرام به آدرس فرستنده برگشت مي شود؛

نامه به هر عنوان كه براي هتل مي رسد نبايد بي جواب بماند  .زيرا جواب ندادن به نامه ، نوعي بي توجهي است و حمل بر بي ادبي مي شود .

اکنون که سیستم هتل ها با کامپیوتر است  اینگونه پیام ها در سیستم پیش بینی شده است

 

 

صفحه قبل